Пять правил телефонного этикета, которые помогут сделать деловое общение успешным
Москва, 18:30, 04 Июл 2020, редакция FTimes.ru, автор ftimes20.
В современном мире гаджеты стали неотъемлемой частью каждого человека. Однако не все знают, что для общения с близкими и незнакомыми людьми следует придерживаться разных принципов телефонного этикета.
Знание правил коммуникации по телефону особенно актуально для тех, кто большинство рабочих моментов решает посредством мобильных устройств. Если следовать негласным принципам этикета, можно показать профессионализм и избежать лишнего стресса при деловых переговорах.
Правильно выбрать время для разговора
Оптимальное время для рабочих звонков с 10.00 до 16.00. Обычно рабочий день начинается в 8.00 утра, и в этот момент голова человека занята составлением плана на день, решением каких-либо текущих важных задач, раздачей распоряжений. Кроме того, некоторые люди продолжают «спать», даже придя на работу — с утра они плохо соображают, и нужно пару часов, чтобы включиться в активную деятельность. Нередко в компаниях в 9.00 утра могут проводиться собрания, поэтому в это время человек не будет расположен к разговору.
Удобно ли ответить на звонок
Второй фразой после приветствия и представления себя должен быть вопрос о занятости в эту минуту. Чтобы разговор был эффективным, нужно уточнить, свободен ли собеседник, не отвлекает ли его звонок от важных дел. Этим вопросом можно продемонстрировать хорошие манеры и деловой подход, а также показать свое уважение. Если собеседник просит перезвонить в другое время, можно уточнить когда именно, чтобы не раздражать человека частыми звонками.
Если на звонок долго не отвечают, можно попробовать перезвонить второй раз и подождать 30-50 секунд. В том случае, когда трубку снова не взяли, не стоит продолжать попытки — ясно, что абонент занят. Лучше перезвонить еще раз через полчаса или час.
Не нужно звонить много раз
Если дозвониться не выходит, можно написать смс и попробовать еще раз в другой половине дня. Некоторые люди принципиально не поднимают трубку, если им звонят с незнакомого номера, поэтому в сообщении можно указать данные о себе и попросить перезвонить в удобное собеседнику время.
Однако стоит помнить, что, возможно, человек на другом конце линии вовсе не горит желанием разговаривать, поэтому нужно уважать это желание, и не названивать каждые полчаса в течение всего дня.
По правилам телефонного этикета, увидев пропущенный звонок, абонент сам перезвонит, когда освободится. Известно, что из любого правила есть исключения, поэтому в критических ситуациях можно забыть об этикете и звонить столько раз, сколько нужно. Но в этом случае причина должна быть действительно серьезной.
Нельзя быстро хватать трубку и сбрасывать звонки
Когда абонент перезванивает, не стоит сразу же бежать к телефону и отвечать молниеносно — этим можно смутить предполагаемого собеседника. Внезапный ответ на звонок приводит к тому, что человек теряется и забывает, что хотел сказать. По правилам этикета, стоит выждать несколько секунд — например, можно посчитать в уме до пяти. Кроме того, за это время важно и самому настроиться на разговор.
Если по какой-то причине трубку взять невозможно, лучше просто отключить звук, либо ответить и попросить перезвонить попозже. Если речь идет о телефонном общении, связанном с работой, то сбрасывать звонки невежливо. Если же звонят близкие друзья или родственники, такие действия вполне допустимы.
Никогда не удерживайте звонок
Удержание звонка — вершина дурного тона. Не стоит заставлять собеседника ждать, лучше принести извинения и пояснить, что по второй линии идет важный звонок. После беседы главное — не забыть перезвонить тому, с кем разговор был прерван, и продолжить беседу. Поставить звонок на удержание можно только в разговоре с близкими, и то, если ждать нужно не более 30 секунд. Никому не понравится «висеть» на трубке 5-10 минут в ожидании, когда о нем вспомнят.
Также не стоит забывать о посторонних звуках во время разговора. Если разговор попал на обед, лучше отложить еду — звуки застолья могут здорово испортить впечатление от общения. Также нежелательно вести беседу в шумном месте и заставлять собеседника прислушиваться к репликам других людей или звукам машин. В этом случае оптимальный вариант — поискать тихое помещение и перезвонить.
