Преимущества и недостатки использования топливных карт

Москва, 22:29, 25 Окт 2024, редакция FTimes.ru, автор Татьяна Соломон.

Топливные карты для юрлиц — это популярное решение, использующееся компаниями для оплаты горючего и дополнительных услуг на АЗС. Но насколько оправдано его применение? Не окажется ли компания, решившая оформить топливную карту, в проигрыше? Чтобы ответить на эти вопросы, мы разберем основные преимущества и недостатки использования таких платежных средств.

Преимущества

Упрощение документооборота

При использовании наличных или банковских карт бухгалтерия компании вынуждена постоянно обрабатывать чеки вручную и запрашивать закрывающие документы. Это усложняет оформление налоговых вычетов и ведение бухгалтерской отчетности. Нагрузка на штатных специалистов возрастает, как и траты на услуги аутсорсинговых компаний.

Оформив топливную карту, организация упрощает документооборот. Чеки, товарные накладные и счета-фактуры с этого момента приходят в электронном виде. Благодаря этому бухгалтеры смогут освободить время от рутины.

Простота использования

Пользоваться топливными картами гораздо проще, чем наличными. Руководителю не требуется регулярно собирать сотрудников для того, чтобы выдать денежные средства. Достаточно пополнить баланс счета банковским переводом или другим способом. После этого водители могут заезжать на любые АЗС, поддерживающие работу с картами и за несколько секунд проводить оплату. Деньги будут моментально списаны с общего счета компании.

Контроль расходов

Благодаря внедрению топливных карт компания может отслеживать действия своих сотрудников. Все операции с финансами автоматически попадают в личный кабинет руководителя. Там можно увидеть, кто, когда и где списал денежные средства с карты, какой объем топлива был куплен и т. д. Благодаря этому сотрудники, занимающиеся махинациями, будут быстро обнаружены.

Блокировка нецелевых трат

Топливные карты предназначены исключительно для корпоративных целей. С их помощью можно расплатиться за дизель, бензин, мойку машины или услуги шиномонтажа. Но снять средства или купить продукты в магазине сотруднику не удастся. Это снижает риск нецелевых трат практически до нуля.

Компенсация НДС

Если вы занимаетесь оптимизацией налогообложения, вам стоит узнать, как получить топливную карту. Ведь ее помощью можно оформлять вычеты НДС с минимальными усилиями. Многие процессинговые компании, включая «МАСТЕРС», предоставляют своим клиентам готовые отчеты с приложенными закрывающими документами. Пакет достаточно переслать в налоговую вместе с заявлением и уменьшить размер платежей в следующем отчетном периоде.

Безопасность средств

Наличные легко можно украсть. Более того, сотрудники регулярно их теряют. Если речь идет о небольших суммах, можно обязать водителя заправиться за свой счет. Но если наличные были выданы для покупки сотен литров топлива, работник вряд ли на это пойдет. Чтобы снизить риски таких событий, можно оформить топливную карту. Она защищена ПИН-кодом, который устанавливается в личном кабинете. При потере карту легко заблокировать.

Гарантия качественного топлива

Малоизвестные внесетевые АЗС, не прошедшие сертификацию, не поддерживают оплату топливными картами. Поэтому заправиться в таком месте водитель не сможет физически. Это убережет компанию от лишних расходов на ремонт топливных систем. Карта гарантирует высокое качество горючего, поскольку все партнеры процессинговых компаний проходят регулярную проверку.

Недостатки

Повышенная цена топлива

Некоторые процессинговые компании устанавливают наценки для корпоративных клиентов, которые прикрывают незначительными скидками. Пользуясь картой, клиент постоянно переплачивает несколько рублей за каждый литр. Это во многом нивелирует эффект от компенсации НДС.

Чтобы не попасть в ловушку наценок на горючее, стоит выбирать максимально прозрачные продукты. Например, при сотрудничестве с «МАСТЕРС» клиент получает гарантию отсутствия скрытых платежей и комиссий.

Ограниченное число АЗС

Приобретая топливную карту, компания устанавливает самоограничение. Ее водители не могут заправляться по безналу на АЗС, которые не включены в сеть. Это может вызвать сложности при поездках в отдаленные регионы.

Такая проблема легко решается оформлением универсальных карт. В отличие от брендовых продуктов, они позволяют заправляться в нескольких сетях. Например, «Единую» принимают более чем на 13 000 АЗС по всему СНГ.

Жесткие условия использования

При оформлении некоторых топливных карт клиента обязывают выкупать определенный объем топлива. Если нужный предел не был достигнут за отчетный период, комиссионные увеличиваются.

Чтобы избежать такого недостатка, стоит отдавать предпочтения продуктам с гибкими условиями. Некоторые процессинговые компании готовы работать даже с автопарками из 1–2 машин.