Преимущества B2B платформы для автоматизации закупок

Москва, 18:48, 05 Май 2023, редакция FTimes.ru, автор Полинария Римская.

Автоматизация бизнес-процессов в целом востребована уже несколько последних лет. Особый скачок спроса на электронные площадки по понятным причинам пришелся на времена локдауна. А события зимы-весны 2022 года поспособствовали актуальности именно отечественных решений. Поскольку большинство зарубежных вендоров и интеграторов ушло с российского рынка, компаниям пришлось экстренно искать альтернативы. Российские производители ИТ-решений разработали много продуктов, которые могут составить конкуренцию иностранным, поэтому организации стали плавно переходить на отечественный софт.

Особенно востребована сейчас автоматизация закупок. Для этой задачи требуется специализированное решение, которое может удовлетворить запросы обеих сторон, участвующих в процессе проведения закупок — и поставщиков, и заказчиков. В зависимости от запроса заказчика разрабатывается соответствующая площадка B2B, которая сможет предоставить весь необходимый функционал. Подробнее о управлении закупками читайте в блоге компании-разработчика AGORA.

Зачем автоматизировать закупочные процессы

Бизнесу необходимы регулярные поставки товаров, сырья, услуг. Причем запросы увеличиваются с каждым годом. Эксперты из компании Контур.Аналитика отмечают, что за квартал общая сумма, на которую проводятся закупки по 44-ФЗ, увеличивается на 29%. Заказчикам намного выгоднее выбрать одного поставщика и заключить с ним договор на долгий срок, чем каждый раз искать нового. Однако выбрать добросовестного поставщика бывает непросто. С этой задачей может помочь платформа B2B. Автоматизация приносит выгоду обеим сторонам и решает одновременно несколько проблем, таких как:

1. дороговизна закупочного процесса;

2. долгий и сложный поиск добросовестного поставщика услуг или товаров;

3. бюрократия — необходимость возиться с кучей документов ввиду отсутствия цифровой подписи и электронного документооборота;

4. долгое согласование и утверждение закупок;

5. невозможность отслеживать статус заказа;

6. нестыковки, ошибки, в том числе из-за человеческого фактора;

7. невозможность проводить аналитику работы поставщиков и потребностей заказчиков.

Это основные проблемы, которые возникают как у поставщиков, так и у заказчиков ввиду отсутствия инструмента для проведения закупочного процесса. Из них могут вытекать и другие более мелкие проблемы, которые усложняют работу всех бизнес-процессов.

Автоматизация закупок: популярные решения

Чтобы автоматизировать закупочный процесс, можно использовать различные решения. Каждый продукт решает определенную задачу и имеет свою специфику.

Есть три основных варианта автоматизации закупок:

1. SRM система;

2. корпоративный интернет-магазин (КИМ);

3. электронная торговая площадка (ЭТП).

Поговорим, что представляет собой каждое из решений.

SRM система

Supplier Relationship Management или SRM представляет собой систему, которая помогает взаимодействовать поставщикам и заказчикам от момента поиска заказчиком нужного поставщика до получения заказа. Система работает в четыре этапа.

1. Отправка запроса. Сначала компании составляют запросы за совершение закупочного процесса. Система автоматически проводит исследование на предмет наличия необходимого товара и его соответствия запросу.

2. Определение поставщиков. Вторая стадия предполагает проведение различных мероприятий, таких как аукционы и конкурсы, в которых могут принимать участие разные поставщики.

3. Составление плана работы. На этом этапе ведется коммуникация и определяются цели и задачи обеих сторон, чтобы взаимодействие прошло успешно.

4. Непосредственное выполнение плана. По завершении работы цикл можно дорабатывать, исправлять ошибки и запускать заново.

Электронный магазин

КИМ или корпоративный интернет-магазин — это система, которая позволяет осуществлять малые закупки, автоматизировать процесс взаимодействия поставщика и заказчика. Закупки малого объема регламентируются законом 223-ФЗ и требуют особой площадки, которая позволит упростить работу.

Закупки через электронный магазин проводятся в несколько шагов:

1. регистрация в личном кабинете на площадке;

2. поиск необходимого товара и сравнение его с похожими товарами других поставщиков — система может подобрать подходящую позицию в соотношении цена-качество;

3. покупка товара — система автоматически проверяет сумму, на которую можно оформить заказ;

4. оплата товара и выбор места доставки.

Разработка электронного магазина упрощает жизнь заказчикам и поставщикам и позволяет проводить закупки малого объема максимально быстро и эффективно. Вы можете подробнее узнать об автоматизации закупок малого объема на сайте вендора и интегратора AGORA.

Собственная площадка

ЭТП или электронная торговая площадка — еще одно эффективное решение, позволяющее совершать закупочный процесс быстрее за счет автоматизации большего количества процессов.

Такая платформа может закрыть все потребности клиента — в зависимости от запроса можно установить необходимые инструменты и подобрать нужный функционал. Оптимизация с помощью собственной электронной площадки — одно из самых эффективных решений, поскольку ее можно полностью разработать под свой запрос и видоизменять по мере тестирования.

Преимущества ЭТП

У собственной электронной торговой площадки B2B есть масса функций, с помощью которых управление закупками происходит быстрее и проще.

1. Автоматизированная отчетность. ЭТП сводит к минимуму необходимость работы с документами, поскольку система сама формирует отчетность, составляет договоры, акты и т.п. ЭДО (электронный документооборот) и ЦП (цифровая подпись) позволяют оформлять заказы в пару кликов без бюрократии.

2. Интеграция со сторонними сервисами. Полезная функция, которая избавит сотрудников от лишних действий, чтобы они могли сфокусироваться на более важных задачах. Система может производить импорт и экспорт информации, подключение различных ресурсов, таких как ERP, логистические сервисы и т.п.

3. Проведение аналитики и ведение статистики. Любые аналитические процессы по изучению спроса и предложения могут проводиться прямо на платформе. Благодаря этим данным вы можете вовремя улучшать что-то на площадке, добавлять новый функционал и видеть эффективность системы.

4. Проведение торгов, аукционов, конкурсов. Своя площадка позволяет проводить различные мероприятия и при этом не тратиться на подобные услуги оператора другой площадки.

5. Личный кабинет для пользователей. Внедрение в площадку личного кабинета для каждого посетителя позволяет пользователям отслеживать свои заказы, получать персонализированные предложения, подписывать документы. Все это способствует лояльности со стороны клиентов.

6. Полный контроль и безопасность. Проведение закупок через электронную торговую площадку позволяет сделать процесс максимально прозрачным для обеих сторон.

Разработка решения для проведения закупочного процесса далеко не всегда означает большие финансовые вложения. Компания-разработчик AGORA предлагает различные варианты решений в зависимости от запроса. Создание сайта для закупок занимает от 2-3 месяцев, а запуск в работу может быть осуществлен от 1-2 недель. Подробнее о том, как происходит автоматизация закупок на предприятии на базе платформы AGORA, читайте на сайте компании.