Как автоматизация сокращает рутинные задачи, рассказывает Алексей Кузовкин

Москва, 08:37, 22 Авг 2024, редакция FTimes.ru, автор Мила Якобссон.

Автоматизация важна в любых сферах бизнеса. Ведь она позволяет повысить эффективность работы и, как следствие, прибыль. Благодаря ей руководитель проекта может сократить время, которое тратится на выполнение рутинных задач.

Автоматизация – основные моменты

По сути, автоматизация – это частный случай оптимизации. Здесь руководитель компании добивается большего эффекта при выполнении некоторых процессов, связанных с бизнесом. Соответственно, на них приходится тратить меньше времени. Освободившиеся часы человек может распределить на решение более важных для него задач. 

Многие путают автоматизацию и цифровизацию. Но это разные вещи. Предположим, у компании есть менеджер, который занимается продажами. Ему ежедневно приходится обзванивать клиентов, предлагая им услуги или товары фирмы. На это нужно тратить много времени. Тогда на помощь приходит автоматизация. Менеджер устанавливает у себя CRM-систему. Благодаря ей некоторые процессы удается автоматизировать (например, данные о сделках сразу же заносятся в соответствующие базы). От работника в этом случае требуется только контролировать системы (т.е. нажимать соответствующие клавиши, запускать программы и пр.). Это уже позволяет сэкономить много времени. Но человек здесь все равно нужен. 

Цифровизация – это следующая ступень развития автоматизации. Благодаря ей человека можно полностью исключить из некоторых бизнес-процессов. Она требует более серьезного программного обеспечения и имеет еще целый ряд нюансов, поэтому полную цифровизацию процессов проводят, как правило, только в крупных компаниях. 

В каких процессах можно использовать автоматизацию 

Практически в любых. Однако чаще всего ее применяют в рутинных операциях, например:

• получение и обработка информации о различных сделках;
• рассылка сообщений и уведомлений для клиентов;
• упрощение документооборота;
• контроль над складским учетом и бухгалтерией;
• платежные операции. 

Если человек ранее не сталкивался с тематикой автоматизации и только планирует внедрить ее в свой бизнес, ему лучше начать именно с таких простых процессов. Благодаря этому руководитель проекта сможет понять, как именно работают такие системы, и какие возможности для развития компании они дают. 

Кроме того, провести автоматизацию таких процессов можно силами небольшой группы людей. Здесь есть свои типовые шаблоны, которые может использовать любой желающий. Соответственно, руководителю не придется привлекать к внедрению автоматизации в свой бизнес профессиональных программистов. Это позволит ему сократить финансовые и временные затраты. 

Конечно, можно автоматизировать и более сложные процессы (например, управление производством, персоналом и пр.). Но это требует значительных вложений. Поэтому такое решение актуально только для крупного и среднего бизнеса. Для небольших предприятий подобные траты неоправданны. Да и функционал просто не подходит для таких компаний (он для них слишком широк). 

Почему автоматизация так эффективна 

• Скорость 

Любое программное обеспечение работает намного быстрее, чем человек. Для этого достаточно сравнить, сколько времени потребуется на решение математической задачи компьютеру и среднестатистическому офисному работнику. ПК сделает это за 1–2 секунды. Работнику потребуется несколько минут или часов. 

Как результат – использование автоматических процессов существенно повышает скорость и точность работы компании. Причем программное обеспечение справляется с рутинными процессами намного быстрее, чем самый квалифицированный сотрудник. 

• Отсутствие человеческого фактора

Человек – это живое существо, которое может совершать ошибки. Кроме того, на продуктивность его работы может влиять плохое настроение, недосып и ряд других факторов. Автоматические программы лишены эмоций. Они действуют по строго определенному алгоритму. Ошибки для них – это достаточно редкое явление. 

• Круглосуточный режим работы

Любому человеку нужно когда-то отдыхать. Да, есть люди, которые могут не спать по несколько суток, но при этом уже через день продуктивность их работы начинает постепенно снижаться. Кроме того, людям нужно делать перерывы на обед. Также сотрудники работают только в строго определенные часы, ведь требования трудового законодательства еще никто не отменял. 

С автоматикой в этом плане проще. Программам не нужно спать, обедать и отлучаться по личным делам. Они работают в круглосуточном режиме, в том числе и в тот промежуток времени, когда офис закрыт. Им не нужно выплачивать зарплату. Они не требуют премии. Да и большинство автоматических систем имеет широкий функционал, который позволяет заменить сразу нескольких работников. Соответственно, «нанимать таких сотрудников» руководителю компании намного выгоднее, чем принимать в штат даже высококлассных специалистов. 

• Аналитические возможности

Программы в автоматическом режиме все «запоминают» и сравнивают между собой. Это позволяет руководителю проекта получить данные, которые способны повысить эффективность работы компании. Например, выявить продукцию, которая пользуется спросом у покупателей, или понять причины замедления тех или иных процессов. Причем делается все это за несколько секунд. 

Некоторые программы способны анализировать последние тенденции рынка и даже предлагать определенные решения по повышению конкурентоспособности компании. 

• Надежность 

Программы работают по типовым алгоритмам. Причем результат у них каждый раз один и тот же. Банальный пример: предположим, что в офисе есть сотрудник с идеальным почерком. Руководитель попросил его поставить свою подпись 100 раз подряд. Возможно, первые 10–20 раз подписи действительно будут выходить похожими друг на друга. А потом сотрудник неминуемо начнет немного изменять их, т. е. отходить от установленного шаблона. С автоматикой такого практически не случается. 

Заключение

Автоматизация процессов способна существенно повысить эффективность работы. Поэтому ее проведение актуально как для крупных концернов, так и для небольших семейных предприятий. Также внедрение программ позволяет снизить ежемесячные расходы компании и увеличить ее производительность. В современных условиях – это очень важный момент.   

Кузовкин Алексей Викторович – IT-предприниматель, экс-председатель совета директоров группы компаний «Армада». Алексей Викторович обладает большим опытом управления инновационными и IT-проектами.