В какой программе будут вести электронные трудовые книжки с 2020 года

Москва, 09:12, 04 Фев 2020, редакция FTimes.ru, автор Жанна Быстрицкая.

В России станет действительным новый формат ведения трудовой книжки.

С 1 января 2020 года работодатели будут вести и бумажную, и электронную трудовые книжки.

Об этом сообщила эксперт по кадровым вопросам Елена Орлова в программе журнала «Упрощенка» «Налоговые изменения – 2020».

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это документы в электронном виде, в котором хранится вся информация о приеме и увольнении каждого работника. Эта книжка хранится в специальном информационном ресурсе ПФР. Документ можно будет распечатать на бумаге на бланке формы СЗИ-ТД.

Важно заметить, что по желанию работника можно будет сохранить и бумажную версию трудовой книги.

Когда осуществится переход на электронную трудовую книжку

Электронные трудовые книжки введены Федеральным законом от 16.12.2019 №436-Ф3, поэтому с 1 января их ведения есть обязательным для всех работодателей.

Работодатели, в свою очередь, обязаны сообщить о новом законе своим подчиненным до 1 июля 2020 года. Для ознакомления рабочим предоставят специальный образец уведомления для подписи о том, что они отказываются от бумажных формуляров. Но если сотрудник захотел и далее вести трудовую в прежнем порядке, тогда у него будет возможность иметь две трудовых книжек в двух экземплярах на неограниченный срок.

Для того, чтобы продолжать вести бумажную трудовую книжку, работник, до конца 2020 года, должен написать на имя работодателя заявление об этом.

Если подобного заявления работник не написал, то ему все равно будут продолжать вести две версии документа, за исключением тех, кто приступил к работе впервые в 2021 году. Для них право выбора не дается, и все записи по трудовой деятельности будут сохраняться только в электронном виде.

Кроме этого, с января 2020 года каждый месяц работодатели будут вести отчетность формы СЗВ-ТД и СИЗ-ТД – форма, которую будут обязаны выдать при увольнении.

Преимущества ведения электронной книжки

Положительные стороны появления электронных книжек есть как для работников, так и для нанимателей.

К примеру, наниматель, таким образом, сократит затраты на покупку, ведение и хранение бумажных документов, а также уменьшится количество ошибок при оформлении кадровых изменений. Работодатели станут получать меньше запросов от пенсионного ведомства с требованиями предоставить дополнительную информацию о работе сотрудников.

Представители ПФР получат дополнительные возможности аналитической работы с персональными данными застрахованных лиц, повышения контроля над корректным оформлениям кадровых изменений, быстрое поступление необходимой информации для назначения и перерасчета пенсии, а также быстрое создание сводных аналитических данных для представления отчетности в контролирующие госорганы.

И наконец, что получают от нововведения работники.

Во-первых, это прямой доступ к персональным данным о трудовой деятельности в любое время.

Во-вторых, возможность дистанционного трудоустройства и отсутствие необходимости посещать Пенсионный Фонд для назначения пенсии, поскольку вся информация будет в ведомстве по защищенным каналам связи.

В третьих, граждане могут получать государственные услуги по данным из электронной трудовой книжки.

Кроме этого, можно не переживать о безопасности хранения персональных данных.

Генеральный ди⁠ректор сервиса по поиску работы и сотрудников Rabota.ru — Александр Ветерков высказал свое мнения как эксперта:

«Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышение качества самого документооборота, стандартизация, снижение человеческого фактора, большая прозрачность для государства.

К минусам следует отнести риски утечки данных или их потери в случае сбоя, но хочется верить, что они невелики. Вероятно первичное увеличение затрат у компаний на приобретение специального программного обеспечения. Также могут быть сложности у кадровиков и у сотрудников, особенно тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но это вопрос решаемый — мобильные телефоны освоили все».

Какая программа будет использоваться для ведения электронной трудовой книжки

Пенсионный Фонд России сообщает, что электронная версия трудовой книжки не будет отличаться по своей структуре и содержанию от бумажной.

Работодатель, по-прежнему, будет обязан ежемесячно подавать такие данные:

• место работы;
• срок трудовой деятельности в компании;
• должность, специальность, профессия, которую занимает человек;
• информация о квалификации (разряд, класс, категория, уровень);
• дата приема, увольнения или перевод на другую должность;
• причины, по которых работник прервал сотрудничество.

Программа, в которой можно будет заполнить электронную трудовую книжку, называется БухСофт.