Новые сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года

Москва, 12:21, 17 Фев 2020, редакция FTimes.ru, автор Зоя Жаркова.

Дата 18 февраля добавила работы госорганам, бюджетникам и коммерческим организациям, так как именно с этой даты изменятся сроки хранения кадровых документов. Росархив изменил сроки, в течение которых работодатели должны хранить кадровые документы — для некоторых из них срок хранения увеличился, а для некоторых, наоборот, уменьшился.

Приказ  Росархива от 20.12.2019 № 236 начнет действовать с 18 февраля 2020 года. Прежний документ, устанавливающий такие сроки, был утвержден Министерством культуры. Этот приказ отменен, поскольку функции утверждения подобного перечня перешли к Росархиву.

Какие сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года

Росархив изменил сроки хранения документов в 2020 году (приказ от 20.12.2019 №236). Изменения начнут действовать с 18 февраля 2020 года.

Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше. Например, график отпусков потребуется хранить в организации три года вместо одного, а документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти.

Кроме нового перечня типовых управленческих архивных документов, сроки определяет Налоговый кодекс, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также некоторые другие законы.

Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Учетную политику следует хранить в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Для отдельных видов кадровых документов чиновники установили специальный срок хранения. В частности:

уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня);
заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня);
журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) работодатели теперь должны хранить минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Для некоторых кадровых документов срок хранения теперь зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство. В перечень таких документов вошли:

трудовые договоры (п. 435 перечня);
документы о приеме, переводе, увольнении работников (пп. «а» п. 434 перечня);
личные карточки работников (п. 444 перечня).

Чиновники разделили сроки хранения так:

При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.
В настоящее время срок хранения для всех этих документов составляет 75 лет.

В перечне, утвержденном Росархивом, указано, что увеличены сроки хранения таких документов, как:

график отпусков (п. 453 перечня) — 3 года, а не один год;
книги, журналы, карточки учета работников (пп. «ж» п. 463 перечня) — 5 лет вместо 3 лет;
базы данных отпусков работников — 5 лет вместо 3 лет.

Для многих кадровых документов Росархив сократил сроки хранения. В их число вошли:

документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (пп. «д» п. 434 перечня) — 3 года вместо 5 лет;
заявки о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) — один год вместо 5 лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.
Образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить в течение 5 лет после смены материально ответственного лица.

Где, как хранить документы

Хранить бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие документы обязана каждая организация и предприниматель.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Перечень требования к устройству таких хранилищ приведены в «Правилах», утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив. В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность, то лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения документов, а передавать их на хранение в государственные архивы.